Як оптимізувати бізнес-процеси в умовах кризи?
08 травня, 2020
Метрики ефективності
Проблема ефективності — це розрив між тим, як процес виконується зараз, і тим, як він повинен виконуватися, щоб відповідати цілям. Ключовий елемент — пошук дієвих і перевірених KPIs (Key Performance Indicators), що точно відображають ефективність процесу.
Необхідно задатися наступними ключовими питаннями:
- Чи досягає процес заданих цільових рівнів?
- Чи відповідає час циклу поточного цільовим показником?
- Як ми дізнаємося, що процес покращився? Наприклад, якщо показником процесу є час, чи можна ігнорувати вартість? Або, якщо показником є вартість, чи можна ігнорувати час?
- Як організований моніторинг бізнес-процеса? Які ключові метрики і яка передбачена реакція на відхилення?
- Чи здійснюється контроль метрик ефективності? Як часто?
В Україні KPIs широко застосовуються більше 10 років по відношенню до персоналу для вимірювання ефективності його продуктивності. Ми в нашій практиці використовуємо підхід KPIs Бізнес-Процесів і повірте, це працює!
Перш за все, потрібно визначити набори KPIs для кожного бізнес-процесу, потім виміряти показники ефективності процесу і порівняти з очікуваною ефективністю.
Розрізняють такі категорії показників ефективності бізнес-процесів:
- час;
- якість продукції / якість послуги;
- вартість;
- задоволеність споживача.
Важливо врахувати всі ці категорії для кожного бізнес-процесу.
Наприклад, візьмемо рекрутинг. Якби ми обмежилися такими KPIs для цього процесу, як кількість нових співробітників певної кваліфікації за певними зарплатними рамками, то процес походив би на "вільна каса" в МакДональдс, тому як випустили з уваги KPIs якості.
Підхід по KPI бізнес-процесів дозволяє побачити картину зверху, визначити вузькі місця і ризики, а значить покращити і посилити контроль та скласти план пом’якшення.
Вузькі місця
Вузьке місце — це обмеження продуктивності, що призводить до появи черги. Тут допоможуть наступні питання:
- Які чинники призводять до появи вузького місця, чи є вони людськими, системними або організаційними?
- Чи не пов'язано вузьке місце з множинними передачами відповідальності між групами?
- Вузьке місце є наслідком внутрішнього/зовнішнього обмеження? Що є обмеженням: доступні ресурси, бізнес-правила, залежність від інших процесів?
- Чи не призводять до появи вузьких місць зайві учасники процесу або бар'єри між підрозділами?
У ході поліпшення бізнес-процесів потрібно тримати в голові два ключових питання. Перший — як виконати роботу більш продуктивно та з меншими витратами? Другий — як зробити бізнес-операції більш гнучкими і здатними до швидких змін? Це поєднання забезпечить довготривалу оптимізацію через постійне вдосконалення.
Звичайно, ви виявите пробіли і помилки в роботі. Але головне — ви отримаєте "дельту" між фактичним станом справ і очікуваннями, яка задасть вектор щодо змін і вимог до оновлених процесів.
Серед виявлених розривів знайдуться "яблука, що низько висять": підходи, правила, роботи і т.п. непотрібні, надлишкові або ті, що суперечать очікуванням бізнесу. Почніть з них, ви отримаєте зміни, що дають помітний ефект при незначних зусиллях.
Автоматизація
Автоматизуйте бізнес-процеси всередині компанії, використовуйте роботів для автоматичних сценаріїв (наприклад, відправки клієнтові ТНН, розсилки та ін.), адже це — зменшення витрат.
Замість того, щоб намагатися зробити все ідеально з першого разу і ризикувати впасти в "аналітичний параліч", краще діяти методом проб і помилок і опинитися майже правим, ніж абсолютно неправим.
Отже, в першу чергу, передивіться бізнес-процеси, що становлять ланцюжок створення цінності, а саме треба:
- перевірити входи-виходи, адже кожен бізнес-процес має вхід/вихід, важливо, щоб вони метчились;
- розуміти, перевірити чи встановити взаємозалежність бізнес-процесів у цілому, адже це система, і окремий бізнес-процес не повинен бути відірваним;
- визначити перелік KPIs бізнес-процесів, контроль за ефективністю;
- виявити дублювання та позбутися зайвих БП;
- виявити вузькі місця, покращити і посилити контроль;
- виявити, яких важливих процесів не вистачає, та побудувати;
- посилити управління бізнес-процесами;
- виявити ризики та скласти план пом’якшення.
Ми говоримо, що ця криза відкриває нові можливості, але скористаються ними не всі. Але ця криза навчить всіх. І, в першу чергу, вона повинна навчити тому, що якщо не готуєшся заздалегідь — то в кризу можна спізнитися з порятунком. Це не остання криза, і якщо ми не готові, але якимось дивом проскочимо цю кризу, то наступна зломить точно, якщо не навчитися зараз працювати, працювати з даними, якщо не навчитися персоніфікації, адаптивності, гнучкості.
Міняйтеся, пристосовуйтесь, пробуйте, дійте прямо зараз!!