Опис посади

Головними завданнями є планування, координація та ведення робочого графіка керівника, здійснення документообігу та розподілу вхідної та вихідної кореспонденції Офісу з розвитку підприємництва та експорту.

 

Вимоги:

• Вища освіта
• Досвід роботи персональним асистентом, адміністратором з документообігу від 2-х років
• Практичний досвід організації та координації зустрічей/подій
• Досвід складання графіків/планування
• Навички ведення ділового листування
• Практичний досвід роботи з документообігом
• Навички роботи з великим обсягом інформації та дотримання встановлених дедлайнів
• Гарне знання ділової етики
• Вільне володіння українською мовою та англійською мовою на рівні Upper Intermediate + (письмово та усно)
• Впевнений користувач ПК (MS Office, MS Outlook, Google Doc, Internet), оргтехніки

 

Обов’язки:

• Планування, координація та ведення робочого графіка керівника: організація зовнішніх і внутрішніх зустрічей
• Пошук, аналіз та надання підготовленої інформації за запитом керівника
• Ведення графіку виступів керівника на публічних заходах
• Комунікація з партнерами щодо участі керівника у публічних заходах
• Оформлення матеріалів для звітів (презентації, аналітичні довідки тощо)
• Прийом та розподіл вхідної та вихідної кореспонденції
• Контроль дотримання дедлайнів при виконанні вхідної кореспонденції та постійна комунікація з керівниками відділів Установи
• Організація відряджень керівника, планування логістики (бронювання квитків на потяг чи літак, трансферів, готелей тощо)
• Оформленням заявок на оплату витрат (витрати на відрядження, транспорт, проживання, кур'єрських послуг тощо).
• Виконання особистих доручень керівника

 

Умови роботи:

• Офіційне працевлаштування та своєчасна виплата заробітної плати.
• Робота у дружній команді, яка працює на результат.
• Зручне розташування офісу неподалік метро «Майдан Незалежності».
• Можливість регулярного підвищення кваліфікації та отримання нових навичок шляхом участі в освітніх курсах від партнерів.